Lo Urgente vs Lo Importante

Categorías Management

¿Cuántas veces hemos abierto nuestra bandeja de entrada y encontrado un mail cuyo asunto empezaba con un intimidante “URGENTE” pero que al final, no lo era?

No hace falta que las cuentes. Probablemente fue más de una vez. Incluso, tal vez más de veinte veces.

En la mayoría de los casos, el emisor del mensaje sólo buscaba captar nuestra atención. Y, a pesar de que efectivamente lo logre, como consecuencia nos deja en una posición de malestar al tener que juzgar el verdadero grado de dicha “urgencia”.

Como bien ya sabemos (o deberíamos), urgente no es sinónimo de importante. Ni viceversa.

Una definición sencilla de urgente podría referirse a todas las tareas que requieren atención inmediata. Por otro lado, importante podría ser definido como aquellas tareas que, hasta el momento, no son sensitivas al tiempo, pero que aún son fundamentales para la consecución de algún objetivo.

Entonces, la pregunta que deberíamos formularnos es la siguiente: ¿cómo distinguir lo urgente de lo importante sin stress?

Y frente a lo mismo, podríamos categorizar a las tareas de la siguiente manera:

  • Urgente e importante: estas tareas requieren acción inmediata.
  • Importante pero no urgente: estas tareas requieren capacidad de gestión. Es decir, decidir en qué momento ejecutarlas.
  • No importante pero urgente: a estas tareas hay que delegarlas.
  • No importante y no urgente: ¿Realmente queremos preocuparnos por algo que no es ni importante ni urgente?

Asimismo, algunos autores postulan que también nos es dable evaluar si una tarea es urgente con la siguiente fórmula:

Urgencia= tiempo que consume hacer la tarea / tiempo restante hasta el deadline 

Si el cociente es más cercano a 0, la tarea aún no es urgente. Mientras que si el resultado es 1, habrá que empezar lo antes posible.

De todas maneras, lo más importante (pero no urgente) es que aprendamos a clasificar las tareas de manera correcta para no presionarnos más de lo que es necesario y prudente.

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